Hoe Formif klantgegevens verwerkt in de rol van verwerker.
Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026
Deze overeenkomst geldt wanneer u Formif gebruikt om persoonsgegevens te verwerken. Voor die gegevens bent u verwerkingsverantwoordelijke en is Formif verwerker, handelend op uw gedocumenteerde instructies. Zij maakt deel uit van de algemene voorwaarden.
Onderwerp: het leveren van het Formif-platform. Duur: zolang uw account open is, plus de exporttermijn uit de voorwaarden. Aard en doel: hosten, opslaan en verwerken van de records, bestanden, documenten en facturen die u aanmaakt. Betrokkenen: uw medewerkers, uw klanten en iedereen van wie u gegevens in een formulier vastlegt. Categorieën: wat u ook kiest te verzamelen — doorgaans namen, contactgegevens, adressen, pandgegevens, foto’s, metingen en factuurgegevens. U beslist; wij vereisen geen enkele categorie.
We verwerken persoonsgegevens uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies, inclusief voor doorgiften, tenzij de wet anders vereist — dan melden we dat vooraf, tenzij die wet dat verbiedt. Iedereen met toegang tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht. We treffen de onderstaande technische en organisatorische maatregelen en verlagen die niet wezenlijk gedurende de looptijd.
Versleuteling onderweg en in rust. Rolgebaseerde toegang volgens least privilege, tot op veldniveau. Scheiding tussen werkruimtes zodat de ene tenant niet bij de andere kan. Auditlogging van wijzigingen en automatiseringen. API-sleutels met scopes, rate limits en ondertekende webhooks. Regelmatige back-ups met hersteltests. Toegang tot productie beperkt tot met naam genoemde medewerkers met meerfactorauthenticatie.
U machtigt de subverwerkers die in de privacyverklaring staan — hosting, betalingen, transactionele mail en analytics. We leggen elk dezelfde verplichtingen op. We melden het 30 dagen voordat we er een toevoegen of vervangen; u kunt bezwaar maken op redelijke gegevensbeschermingsgronden. Komen we er niet uit, dan kunt u de betrokken dienst beëindigen.
We helpen u, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen, bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en bij overleg met een toezichthouder. De export- en verwijderfuncties van het product dekken de meeste verzoeken zonder ons.
Worden wij bekend met een inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur na bekendwording, met wat wij weten over de aard, de waarschijnlijke gevolgen en de getroffen maatregelen.
Bij beëindiging wissen of retourneren we uw persoonsgegevens naar uw keuze, en wissen we bestaande kopieën tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Back-ups verlopen via de gewone cyclus.
We stellen de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat we deze verplichtingen nakomen, en staan audits toe door u of een door u aangewezen auditor, eens per twaalf maanden en op redelijke termijn, onder geheimhouding en zonder andere klanten te verstoren.
Persoonsgegevens worden verwerkt in de Europese Unie. Werkt een subverwerker buiten de EER, dan berust de doorgifte op modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit.